Người đại diện theo pháp luật là ai và khi nào doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký thay đổi?
Có một câu chuyện khá quen thuộc mà tôi từng gặp: một anh bạn mở công ty TNHH hai thành viên, ban đầu để anh trai đứng tên người đại diện theo pháp luật. Đến khi anh trai chuyển vào Nam sinh sống, mọi giấy tờ ngân hàng, hợp đồng, thuế đều do anh trai ký.
Một hôm anh bạn cần vay vốn, ngân hàng yêu cầu người đại diện pháp luật ký hồ sơ, nhưng anh trai lại đang ở xa, không kịp bay ra. Thế là anh phải cuống cuồng đi làm thủ tục đăng ký người đại diện theo pháp luật cho chính mình.Mọi chuyện không phức tạp, nhưng nếu không nắm rõ quy định thì rất dễ mất thời gian. Vậy người đại diện theo pháp luật là gì?Hiểu đơn giản, đây là người đại diện cho doanh nghiệp trước pháp luật, chịu trách nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty trong các giao dịch, ký kết hợp đồng, làm việc với cơ quan nhà nước. Thông tin của người này được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.Khi có sự thay đổi về nhân sự này, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (hiệu lực từ 01/01/2021) và Nghị định 01/2021/NĐ-CP (hiệu lực từ 04/01/2021), có 4 trường hợp chính dẫn đến việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần và công ty TNHH:- Người đại diện cũ chết, mất tích, bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.
- Người đại diện cũ bị cách chức, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty.
- Người đại diện cũ từ chức, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc không còn đáp ứng đủ điều kiện làm người đại diện theo quy định.
- Doanh nghiệp chủ động thay đổi người đại diện theo pháp luật vì nhu cầu quản lý, tái cấu trúc.
Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), tình hình có phần đặc biệt hơn một chút. Thông tin người đại diện theo pháp luật chỉ thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không nằm trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Tuy vậy, nếu doanh nghiệp FDI được cấp Giấy chứng nhận đầu tư trước ngày 01/07/2015 (theo Luật Đầu tư cũ), thông tin người đại diện vẫn còn trên giấy chứng nhận đầu tư. Trường hợp này doanh nghiệp phải làm thêm thủ tục cấp đổi (tách) giấy chứng nhận đầu tư thành hai loại giấy riêng biệt trước khi thay đổi người đại diện.Dưới đây là bảng tóm tắt các mốc thời gian quan trọng cần nhớ:
| Mốc thời gian | Ý nghĩa |
|---|---|
| 01/01/2021 | Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực |
| 04/01/2021 | Nghị định 01/2021/NĐ-CP hiệu lực |
| 01/07/2015 | Mốc phân biệt FDI cũ và mới |
| 30 ngày | Hạn thông báo công khai thay đổi |
Nắm được các trường hợp và mốc thời gian này rồi, bước tiếp theo bạn cần quan tâm chính là hồ sơ cụ thể cho từng loại hình doanh nghiệp. Mỗi loại hình lại có yêu cầu giấy tờ khác nhau đôi chút, và đó là nội dung chúng ta sẽ đi vào ngay sau đây.
Hồ sơ đăng ký người đại diện theo pháp luật gồm những giấy tờ gì?
Đây là phần mà nhiều anh chị em kế toán, chủ doanh nghiệp hay hỏi tôi nhất, vì chỉ cần thiếu một loại giấy tờ là hồ sơ bị trả về, mất thêm vài ngày chờ đợi. Căn cứ theo khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật được chia theo loại hình doanh nghiệp.
Trước tiên, với công ty cổ phần, hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (do người đại diện theo pháp luật ký).
- Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện mới (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
- Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có sự thay đổi kéo theo).
Với công ty TNHH một thành viên, hồ sơ gọn hơn một chút:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi người đại diện.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện mới.
Còn công ty TNHH hai thành viên trở lên, hồ sơ cần thêm nghị quyết của Hội đồng thành viên:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Nghị quyết của Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện mới.
Đối với doanh nghiệp FDI, hồ sơ cơ bản giống doanh nghiệp trong nước, nhưng có hai điểm cần lưu ý. Thứ nhất, nếu bản sao hộ chiếu được công chứng ở nước ngoài thì phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt.
Thứ hai, nếu doanh nghiệp thuộc diện cấp Giấy chứng nhận đầu tư trước 01/07/2015, cần nộp thêm văn bản đề nghị cấp đổi Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Bảng so sánh nhanh giữa các loại hình:
| Loại hình | Giấy tờ đặc thù |
|---|---|
| Công ty cổ phần | Nghị quyết ĐHĐCĐ/HĐQT |
| TNHH 1 thành viên | Quyết định chủ sở hữu |
| TNHH 2 thành viên | Nghị quyết HĐTV |
| Doanh nghiệp FDI | Hợp pháp hóa lãnh sự |
Một lưu ý nhỏ mà tôi thấy nhiều người bỏ sót: bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện mới nên là bản sao y công chứng, chứ không phải bản photo thông thường. Nếu người đại diện mới là người nước ngoài, hộ chiếu cần còn hiệu lực và bản dịch tiếng Việt phải có công chứng đầy đủ.
Chuẩn bị đủ hồ sơ rồi thì câu hỏi tiếp theo là nộp ở đâu và mất bao lâu. Phần sau sẽ giải đáp chi tiết quy trình và thời gian xử lý, kèm cả những việc cần làm sau khi có kết quả.Quy trình nộp hồ sơ và thời gian xử lý mất bao lâu?
Quy trình thực hiện thủ tục đăng ký người đại diện theo pháp luật khá rõ ràng, chỉ gồm 3 bước cơ bản. Nhưng tùy vào loại hình doanh nghiệp và hình thức nộp (trực tiếp hay online), thời gian có thể chênh lệch đáng kể.
Bước 1: Chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo loại hình doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể tải mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để điền cho đúng chuẩn.Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính. Bạn có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc nộp online tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận, xem xét và trả kết quả. Thời gian xử lý dao động như sau:| Trường hợp | Thời gian |
|---|---|
| Doanh nghiệp trong nước | 5 - 7 ngày làm việc |
| FDI đã có GCN ĐKDN | 3 - 5 ngày làm việc |
| FDI chưa cấp đổi GCN | 15 - 20 ngày làm việc |
Với doanh nghiệp FDI chưa thực hiện cấp đổi Giấy chứng nhận đầu tư, quy trình sẽ kéo dài hơn vì phải qua bước tách giấy chứng nhận trước. Cụ thể, bước cấp đổi (tách) Giấy chứng nhận đầu tư mất khoảng 10 - 15 ngày làm việc, sau đó mới đến bước thay đổi người đại diện theo pháp luật mất thêm 3 - 5 ngày làm việc.
Tổng cộng khoảng 15 - 20 ngày làm việc. Hồ sơ cấp đổi được nộp tại Phòng Kinh tế đối ngoại, Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh.Một câu hỏi tôi nhận được khá nhiều: "Người đại diện theo pháp luật có bắt buộc phải cư trú tại Việt Nam không?" Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải đảm bảo tối thiểu luôn có một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu công ty chỉ có một người đại diện duy nhất thì người đó bắt buộc phải có nơi cư trú (địa chỉ liên lạc) tại Việt Nam.Đây là điều kiện tiên quyết mà nhiều doanh nghiệp FDI hay bỏ qua khi bổ nhiệm người đại diện là người nước ngoài đang sinh sống ở nước ngoài. Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp chưa thể yên tâm ngay.Còn một số việc quan trọng phải làm trong vòng 30 ngày, và đó là nội dung của phần tiếp theo.Những việc phải làm sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng cầm được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới là xong. Thực tế không phải vậy.
Theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh mới, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo công khai về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Ngoài nghĩa vụ công khai này, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin người đại diện mới với một loạt bên liên quan để tránh rắc rối về sau:- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đặc biệt là chữ ký số của người đại diện trên hồ sơ thuế.
- Ngân hàng đang giao dịch, vì mọi giao dịch tài khoản, vay vốn đều cần chữ ký của người đại diện hợp pháp.
- Đối tác, nhà cung cấp, khách hàng lớn để cập nhật đầu mối ký kết hợp đồng.
- Cơ quan bảo hiểm xã hội nếu người đại diện cũng là người ký hồ sơ BHXH.
- Cơ quan sở hữu trí tuệ, nếu doanh nghiệp có văn bằng bảo hộ và cần điều chỉnh thông tin chủ sở hữu.
Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật đồng thời là chủ sở hữu hoặc thành viên/cổ đông công ty, việc thay đổi này còn kéo theo thủ tục thay đổi thành viên/cổ đông. Lúc đó, hồ sơ sẽ phức tạp hơn và thời gian xử lý cũng lâu hơn.
Ví dụ cụ thể: một công ty TNHH hai thành viên có ông A vừa là thành viên góp vốn, vừa là người đại diện theo pháp luật. Khi ông A chuyển nhượng toàn bộ phần vốn cho ông B và ông B trở thành người đại diện mới, doanh nghiệp phải làm đồng thời thủ tục thay đổi thành viên và thay đổi người đại diện theo pháp luật.Nếu chỉ làm một trong hai, hồ sơ sẽ không khớp và bị yêu cầu bổ sung. Về chi phí, nếu doanh nghiệp tự làm thì chỉ tốn lệ phí nộp nhà nước.Còn nếu dùng dịch vụ trọn gói, mức giá trên thị trường dao động khá rộng. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật với mức phí trọn gói khoảng 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng, đã bao gồm lệ phí nhà nước.Mức phí cụ thể phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, có phát sinh thủ tục kèm theo hay không, và cam kết không phát sinh thêm chi phí sau khi ký hợp đồng. Tóm lại, thủ tục đăng ký người đại diện theo pháp luật không quá khó, nhưng đòi hỏi sự chính xác về giấy tờ và tuân thủ đúng thời hạn.Nếu doanh nghiệp của bạn đang trong tình huống phải thay đổi người đại diện, hãy kiểm tra kỹ loại hình công ty, chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, và đừng quên nghĩa vụ thông báo công khai trong vòng 30 ngày. Làm đúng ngay từ đầu sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và công sức về sau.